Ինչպե՞ս գրել էլ.նամակ, որն անպատասխան չի մնա. թվային էթիկետ

Ինչպե՞ս գրել էլ.նամակ, որն անպատասխան չի մնա. թվային էթիկետ

newmag-ն առաջարկում է ծանոթանալ էլեկտրոնային նամակագրության ժամանակակից էթեիկետին: Այս անգամ ներկայացնում ենք ինչպե՞ս գրել և վերնագրել էլ. նամակները:

Մինչև 2000-ականները ինտերնետում շփման հիմնական միջոցը էլ. փոստն էր: Քչերն էին մտածում թվային էթիկետի մասին, բայց բոլորը հետևում էին մեկ կանոնի. նամակի բովանդակությունը կարճ և հասկանալի ձևակերպում էին նամակի վերնագրում (subject):

Մեսինջերների հայտնվելուց հետո այս կանոնը մոռացվեց: Հայացք գցեք ձեր փոստի Inbox բաժնին, հավանաբար քաոս է:

Աշխարհում ամեն օր ուղարկվում է ավելի քան 145 միլիարդ էլ. նամակ: Մոտ ապագայում էլ. փոստից ոչ մեկ հրաժարվել չի պատրաստվում: Գործնական շփումներում email-ը դեռևս ալտերնատիվ չունի: Գործարար Լիզա Մարի Դիասը խորհուրդ է տալիս նամակն այնպես վերնագրել, որ կարդացողը միանգամից հասկանա՝ ինչ է սպասվում բովանդակությունում:

«Նամակի թեման պետք է ընկալել ինչպես որևէ տեքստի վերնագիր: Այն պետք է ունենա հաղորդագրության հիմնական միտքը և կարողանա հետաքրքրել այն մարդուն, որին ուղարկվում է»:

Վերջին շրջանում, ինտերնետ օգտատերերի ուշադրությունը գրավելու համար պայքարը սրվել է: Գործարար մարդիկ հիմնականում նամակները չեն բացում, վերնագիրը կարդալուց հետո այն ջնջում են՝ առանց կարդալու բովանդակությունը: Պետք է նամակն այնպես վերնագրել, որ կարդացողը մտածի, խնայելով աշխատանքային րոպեները, նա կարող է բաց թողնել կարևոր ինֆորմացիա:


Թվային էթիկետ. Ինչպե՞ս ճիշտ ավարտել e-mail-ը


Ամերիկացի վենչուրային կապիտալիստ Գայ Կավասակի հուշում `օրվա 24 ժամը չի բավարարում ոչ մեկին. «Մենք սովորել ենք տեքստային հաղորդագրություններին և նամակի վերնագիրը հաճախ ընդունում ենք որպես SMS: Հաճախ օգտագործում եմ նամակի subject-ը մարդկանց որևէ հանդիպման մասին հիշեցնելու համար: Նրանք նամակը կարող են չբացել, բայց հիշեցումը հաստատ կտեսնեն»:

Էլ. նամակը պետք է կազմված լինի 5 նախադասությունից, այդ երկարությամբ նամակները ավելի էֆեկտիվ են: McKinsey&Company կատարված հետազոտության համաձայն, միջին աշխատակիցը գործնական նամակագրության վրա ծախսում է աշխատանքային ժամանակի 28%-ը:

Մաքսիմալ բովանդակալից նամակ գրելու համար, գրավոր տեքստը պետք է պատասխանի 5 հարցերի. ո՞վ եք, ի՞նչ եք ցանկանում, ինչո՞վ կարող է օգնել նամակի հասցեատերը, ինչո՞ւ նա պետք է անի այն, ինչ ցանկանում եք, որո՞նք են հաջորդ ձեր քայլերը:

Այս հարցերին կարճ պատասխանները կօգնեն հասցեատիրոջը հասկանալ՝ ի՞նչ եք ակնկալում իրենից: Պետք է գրել հակիճ՝ հարգելով դիմացինի ժամանակը: Իսկ աշխատանքային օրն էֆեկտիվ կազմակերպելու համար պետք է ձգտել Inbox Zero վիճակին:

Լավ e-mail-ը հակիրճության և բարեկրթության բալանսն է: 5 նախադասությունից քիչ բովանդակությամբ նամակները պարզունակ են, դրանից երկարը՝ ժամանակի անտեղի կորուստ:

Գրել կարծիք