Դեյվիդ Ալեն․ «Արդյունավետ կարող եք լինել նույնիսկ քնած ժամանակ»

70-ամյա ամերիկացի Դեյվիդ Ալենը անձնական աճի և ժամանակի կառավարման ոլորտում ամենահայտնի մասնագետներից է։ Հայտնի GTD (Getting Things Done) մեթոդը, որը դարձավ իր նոր՝ «Ինչպես հասցնել բոլոր գործերը» գրքի հիմքը, Ալենը մշակել է դեռևս 80-ականներին։ Դասախոսությունից հետո, որը Ալենը կարդաց Մոսկվայի Synergy Global Forum-ի ժամանակ, զրուցել է «Harvard Business Review – Россия»-ի հետ և պատմել, թե ինչպես ժամանակակից մարդը կարող է դիմագրավել իրեն անընդհատ շեղող ինֆորմացիոն աղմուկին։

Դեյվիդ, Դուք մի՞շտ եք էֆեկտիվ և կարգապահ եղել, թե՞ Ձեր կյանքում ինչ-որ բան եղավ, որ ոգեշնչեց ստեղծել GTD մեթոդը։

Գիտեք, իրականում միշտ ծույլ եմ եղել։ Ես այդքան էլ կազմակերպված չեմ, պարզապես ինձ դուր չի գալիս ծախսել ավելորդ ժամանակ, որովհետև միշտ փնտրում եմ այս կամ այն գործը ավելի արագ և հեշտությամբ անելու ճանապարհներ։ 1981 թվականին սկսեցի կիրառել GTD մեթոդաբանությունը և կինս նույնպես այն օգտագործում է արդեն 30 տարի։

Եվ 30 տարի դուք գործերի գրաֆի՞կ եք մշակում։ Նույնիսկ հանգստյան օրերի՞ն։

Ոչ, հանգստյան օրերին սովորաբար ոչինչ չեմ ծրագրում։ Բայց եթե կա ինչ-որ գործ, օրինակ, համերգային ուղևորություն, պետք է ծրագրել։ Ես և կինս բավականին ծանր գրաֆիկ ունենք, այդ պատճառով հիմնականում հանգստյան օրերին աշխատում ենք ոչինչ չանել։

Ո՞վ է եղել ձեր ամենատարօրինակ հաճախորդը։

Հաղորդավար Հովարդ Սթերնը։ Նա ստեղծարար է, գործանակում՝ խելագար, այնուամենայնիվ, նա շատ գործ ունի։ Նա հայտնի է հենց իր անկրկնելի էնտուզիազմով։ Շատ կարևոր գործեր է անում։

Սովորաբար ի՞նչ խնդիրների են բախվում այն մարդիկ, ովքեր նոր են սկսում հետևել ձեր մեթոդին։

Ամենամեծ խնդիրն այն է, որ պետք է պահպանել մեթոդի ֆունկցիոնալությունը, չէ՞ որ այն մեկանգամյա օգտագործման համար չէ։ Ճանապարհի սկզբին բոլորը ոգևորված են լինում, բայց իրականում այն որոշակի աշխատանք է, որը թույլ է տալիս պահպանել համակարգը, երբ հավելյալ ինֆորմացիա եք ստանում։

80-ականներին, երբ ձեր GTD մեթոդը նոր էր հայտնվում, համացանց և խելախոսներ չկային, մարդիկ դեռևս կախված չէին գաջեթներից, նրանք անընդհատ չէին շեղվում։ Դրանց հայտնվելը և ակտիվ օգտագործումը ինչ-որ կերպ փոխե՞լ է ձեր մեթոդաբանությունը։

Ամբողջությամբ՝ ոչ։ Ընդհակառակը, նոր պայմաններում ավելի սուր է դրված հարցը, թե ինչն է պետք անել, իսկ ինչն է անարժան ձեր ուշադրությանը։ Համակարգի ամենակարևոր փոփոխությունն այն է, որ ժամանակի ընթացքում հրաժարվել եմ «լինել արդյունավետ նշանակում է շատ աշխատել» մտքից և սկսել եմ ամեն ինչ բացատրել «անել», «լինել ներգրավված» բառերով։ Արդյունավետ կարելի է լինել յուրաքանչյուր իրավիճակում, նույնիսկ՝ քնած ժամանակ։

Որոշներն իրենց հեռախոսներում են գրում անելիքների ցուցակը և հաղորդագրությունների ու ծանուցումների պատճառով շեղվում են։ Ինչպե՞ս գործել այս պարագայում, չէ՞ որ սմարթֆոնը միշտ իր տիրոջը փորձում է ինչ-որ հետաքրքիր բանով շեղել։

Կանգ առնել։ Անընդհատ ինֆորմացիա ստանալը կախվածություն է առաջացնում։ Շատ կարևոր է հասկանալ, որ այն աղբյուրները, որոնցից մենք անընդհատ ինֆորմացիա ենք ստանում, իսկապե՞ս արժեքավոր են, և որքա՞ն հաճախ պետք է դրանք ստուգել։ Խնդիրն այն է, որ մենք երբեք չենք «մաքրում» այն, ինչ գալիս, հասնում է մեզ։

Այսօր բազմաթիվ ընկերությունների աշխատակիցներ ստիպված են անընդհատ կապի մեջ լինել։ Այս դեպքում ինչպե՞ս հրաժարվեն խելախոսներից, էլ․ փոստերից, մեսենջերներից և չկտրվեն իրականությունից։

Այս կախվածությունը կոչվում է «ինչ-որ բան բաց թողնելու հիվանդություն»։ Մարդիկ հաճախ տրվում են այդ գաղթակղությանը, բայց պետք է ելնել նրանից, թե ինչ պարտականություններ ունենք։ Գործոնեության որոշ տեսակներում իսկապես պետք է 24 ժամ հասանելի լինել։ Եվ եթե, օրինակ, ղեկավարը ձեզ Ֆեյսբուքով գրում է, երբ ցանկանում է, դուք ստիպված եք պատասխանել։ Բայց այս դեպքում պետք է նստել և խոսել նրա հետ այն մասին, թե հաղորդակցության ո՞ր միջոցներն են ավելի արդյունավետ ձեր շփման համար։ Եթե նա որոշի, որ հենց այդպես է իրեն հարմար քննարկել աշխատանքային հարցերը, ինչ արած, նա ձեր ղեկավարն է, հաղթել է։ Բայց դռները փակ չեն, կարող եք այլ աշխատանք գտնել։

Իսկ որքանո՞վ է ճիշտ օրը 8 ժամ քնելը

Համաձայն հետազոտությունների, որոնք ուսումնասիրել եմ, բնակչության 95 տոկոսը 8 ժամ քնելու կարիք ունի, բայց ես քնում եմ և 9, և 10 ժամ, եթե այդպիսի հնարավորություն կա։ Լինում է, որ կարող եմ ինձ թույլ տալ հետճաշյա քուն։

Գոյություն ունեն բազմաթիվ թեորիաներ և կառավարման համակարգեր իրենց արդյունավետւոթյամբ։ Օրինակ, մեդիտացիան։ Ո՞րն եք արդյունավետ համարում, իսկ որոնք՝ անարդյունավետ։

Ես չեմ հավատում թեորիաներին, ես օգտագործում եմ իմ փորձը։ Մեդիտացիան միայն օգնում է կենտրոնանալ ինչ-որ բանի վրա և բարձրացնել գործերի գնահատման մակարդակը, իրավիճակներին այլ տեսանկյունից նայել։ Ես կնշեի մի քանի պարզ անելիքներ, որոնք կապված են էներգիադ կառավարելու հետ։ Պետք է ճիշտ սնվել, բավարար քնել և ֆիզիկապես ակտիվ լինել․ այս ամենն օգնում է նվազեցնել սթրեսի մակարդակը։ Լավ գինու շիշը սթրեսից ազատվելու նույնպես լավ միջոց է։

Որպես հետգրություն, ի՞նչ կարող եք խորհուրդ տալ այն մարդուն, որը կորցրել է մոտիվացիան։

Շատ հաճախ մոտիվացիայի էությունը նույնն է, ինչ արդյունավետության, որպեսզի որոշես այն արդյունքը, որին ձգտում ես։ Կարծում եմ, որ պետք է սկսել նրանից, թե ինչ է մարդն իրականում ուզում։ Սա առաջին քայլն է, որը պետք է անել։